Verfahrensdokumentation

Sortierte Rechnungsführung ist im digitalen Zeitalter für Unternehmen entscheidend. Steuerberater Holger Latzel gibt eine praktische Anleitung. Ein BWL-Student hat die Vorarbeit hierzu geleistet.  

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, die Verfahren im Betrieb zu dokumentieren. Insbesondere im digitalen Zeitalter ist die Struktur in diesen Abläufen das A und O. Nicht zuletzt für die Finanzprüfung hilft eine übersichtliche Verfahrensdokumentation, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und aufwändiges Suchen oder Sortieren von Dokumenten zu vermeiden. “Hat der Unternehmer hier seine Hausaufgaben gemacht, ist das eine gute Grundlage für das betriebliche Rechnungswesen”, sagt Steuerberater Holger Latzel. “Das gilt insbesondere für den Mittelstand und familiengeführte Unternehmen”, so der Inhaber der gleichnamigen Beratungskanzlei am Kempener Bahnhof.

In der Kanzlei Latzel ist jetzt ein Update einer Verfahrensdokumentation entwickelt worden. Anhand dieses Katalogs kann die gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensdokumentation geordnet in Angriff genommen werden. Im Zuge einer Projektarbeit hat der BWL-Student Leon Bönsch den Master erarbeitet. Der 21-Jährige hat die Semesterferien genutzt, angedockt an der Beratungskanzlei und unter Anleitung von Holger Latzel das Update zu erstellen.

“Leon Bönsch hat in unserer Steuerkanzlei den Master anhand unserer Abläufe aufbereitet”, berichtet Holger Latzel. Durch die vielen Hinweise der Kollegen konnte sich der Student so schnell einen Überblick verschaffen und wusste bereits nach wenigen Tagen, wo der Hebel anzusetzen ist. “Im nächsten Schritt habe ich einen umfangreichen Fragenkatalog ausgetüftelt, der Aspekte berücksichtigt, die auch den Steuerprüfer interessieren”, so der 21-jährige Kempener. Posteingang, Vorsortierung, Ablage, Rechnungslegung, Um-satzsteuernachschau, 4-Augen-Prinzip, internes Kontrollsystem, Mitarbeiterbesprechung – derartige Schlagwörter tauchen in dem Latzel-Master auf.

Relevante Fragen sind beispielsweise “Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?”, “Wer darf löschen?”, “Gibt es einen Betriebsmanager?” Zunehmend wichtig im digitalen Zeitalter ist auch die Frage nach der Hard- und Software, die im Betrieb genutzt wird. “Bei konsequenter Abarbeitung über die Parameter dürfte nichts anbrennen im Unternehmen. Für den Prüfer ergibt sich im angemessenen Zeitrahmen Transparenz und ein lückenloses Prozess-Monitoring, wo die steuerrechtliche Musik spielt im Unternehmen”, freut sich Holger Latzel über das Ergebnis der Projektarbeit.

Der erfahrene Steuerberater weiß, dass der Master für kleinere, aber auch für mittlere und größere Betriebe ein nützliches und praktikables Instrument ist. Und nennt einen weiteren Vorteil: “Mit dieser Herangehensweise wird im Unternehmen ein positives Problembewusstsein geschaffen.” Die Finanzaufsicht erkennt sofort, dass der Master-Unternehmer in punkto Verfahrensdokumen-tation souverän ist.

Für Leon Bönsch war der Ausflug vom Hörsaal in die gelebte Praxis der steuerlichen Unternehmensberatung eine Erfahrung, die ihn in seiner Studienwahl bestätigt und persönlich weitergebracht hat. Für die nächsten Semesterferien im Herbst 2018 geht es in der Kanzlei Latzel darum, die ersten Erfahrungsberichte aus den Unternehmen zu evaluieren und den Master in diesem Zuge zu optimieren. Eine schöne Perspektive für einen Studenten der Betriebswirtschaft, zumal sie mit großer Verantwortung verbunden ist.

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